e-İrsaliye Nedir?
e-Dönüşümün bir parçası olarak uygulamaya geçilen e-İrsaliye, kağıt irsaliye ile aynı hukuki niteliğe sahip, uygulamanın elektronik ortamda düzenlenmesini sağlayan bir uygulamadır. Ancak e-İrsaliye uygulamasıyla yeni bir belge ortaya çıktığı düşünülmemelidir. Kağıt irsaliye üzerinde bulunması gereken tüm bilgiler, e-İrsaliye üzerinde de yer alır. Merkezinde Gelir İdaresi Başkanlığı’nın (GİB) yer aldığı e-İrsaliye, yalnızca uygulamaya geçiş yapmış kayıtlı şirketler arasında kullanılabilecek.
Firmaların kullandığı sevk irsaliyesi yerine geçen e-İrsaliye, herhangi bir ürünü teslim alan tarafa iletilir. Malların sevki sırasında e-İrsaliyenin kağıt çıktısı araçta bulundurulur. Düzenlenen e-İrsaliyenin saklanma süresi ise yasal olarak 10 yıldır.
Kağıt irsaliyeye ek olarak aracın plaka bilgisi ve sürücü kimlik bilgilerinin de yer aldığı e-İrsaliye uygulamasında alıcılar, ürünü teslim aldıklarında GİB sistemi üzerinden dönüş yaparak kabul ve ret işlemlerini gerçekleştirebilir. Ayrıca iade, kısmi kabul ya da çeşitli aksaklıklar da satıcıya iletilebilir.
e-Fatura uygulamasında olduğu gibi yalnızca uygulamaya dahil olan kullanıcılar arasında düzenlenebilen e-İrsaliye, kapalı bir sistemde çalışıyor. Mali mühür ile onaylanan e-İrsaliye, satıcı tarafından GİB’e iletildikten sonra GİB kontrol ediyor ve elektronik ortamda alıcıya ulaştırıyor.
Kimler e-İrsaliye Kullanabilir?
1 Ocak 2019 tarihi itibari ile e-Fatura uygulamasına kayıtlı olan ve 2017 veya müteakip hesap dönemleri brüt satış hasılatı (veya satışları ile gayrisafi iş hasılatı) 25 Milyon TL ve üzeri olan mükellefler için 1 Temmuz 2019 olan e-İrsaliye zorunlu geçiş tarihi, şahıs ve sermaye firmalarının tümünü kapsamıyor. Yani 1 Ocak 2018 tarihi itibarıyle kullanıma açılan e-İrsaliye’ye gönüllü geçmek isteyen şahıs ve sermaye firmaları herhangi bir tarihte e-İrsaliye’ye geçiş yapabilirler.
e-İrsaliyenin Avantajları Nelerdir?
- Kağıt irsaliye hazırlamak için harcanan zaman, e-İrsaliye uygulaması ile minimum seviyeye iner. Bu da firmalar için zamandan ve personelden tasarruf anlamına gelir.
- Kağıt irsaliyenin basımı, hazırlanması, onaylanması, gönderilmesi ve arşivlenmesi için yapılan masraflar, e-İrsaliye ile minimum seviyeye ineceği için firmaların maddi yönden tasarruf elde etmesini sağlar.
- e-İrsaliye, elektronik ortamda aktarılacağı için alıcı ve satıcı arasındaki belge ulaştırma süresi oldukça kısalır. Bu da düzenleme, kabul, ret, kısmi kabul, iade ve yaşanacak çeşitli aksaklıkların hızlıca satıcıya iletilmesine imkan tanır.
- Geçmiş dönemlerde hazırlanan irsaliyelere ulaşım ya da denetim ve kontrol anlarında, elektronik ortamda yer alan e-İrsaliyelere ulaşım süresi saniyelerle ölçülür.
- Hazırlanan tüm e-İrsaliyeler 10 yıl süreyle dijital ortamda arşivlenir. Bu da kağıt irsaliyelerin arşivlenmesi için harcanan zaman, mekan ve personel masrafını ortadan kaldırır.
- e-İrsaliye sistemi, firmaların muhasebe sistemlerine entegre edilebildiği için parasal giriş-çıkışların hızı artar. Ayrıca raporlama için de kolaylık sağlar.
- Kağıda basılı irsaliyeler için kesilen binlerce ağaç, e-İrsaliye sayesinde doğadaki varlığını sürdürmeye devam eder.
e- İrsaliyeye Nasıl Başvurulur?
Kağıt irsaliyle aynı görevi üstlenmesine rağmen çok daha hızlı, ucuz ve pratik olan e-İrsaliyeye geçiş yöntemleri üçe ayrılır:
GİB Portal
e-İrsaliye uygulamasına ait temel fonksiyonlar, Gelir idaresi Başkanlığı tarafından hazırlanan GİB Portal üzerinde yer alır. Firmalar bu uygulama aracılığıyla e-İrsaliye uygulamasına geçiş yapabilirler. Ancak sadece temel fonksiyonlar yer aldığı için ihtiyaçlara uygun şekilde geliştirilmesi mümkün değildir. Bu nedenle işletmelerin GİB Portali tercih etmesini güçleştirir.
Entegrasyon
Firmalar, e-İrsaliye uygulamasını kullanmak için kendi yazılımlarını geliştirebilirler. Ancak bunun içinde bilgi işlem altyapısı, yazılım, teknik bilgiye sahip personel gibi ek masrafları karşılamaları gerekir. Bu da maliyetin artmasına neden olur. Firmalar GİB Portal ya da kendi yazılımları ile sisteme dahil olmak istemeleri durumunda GİB sayfasında yer alan e-İrsaliye başvuru kılavuzunu incelemeli ve istenilen şartları yerine getirmelidir.
Özel Entegrasyon
GİB tarafından onaylanmış özel entegratörler, kendi altyapı yazılım ve personellerine sahip oldukları için firmaların herhangi bir ek yatırım yapması gerekmez. Doğrudan özel entegratörün sağladığı uygulamayı kullanabilirler. Ayrıca özel entegratör yöntemiyle e-İrsaliye sistemine dahil olacak firmaların GİB’e başvuruda bulunması da gerekmez.